7 steps: Sådan implementerer Lungesygdomme Forløbsguiden

Afdeling for Lungesygdomme på Aarhus Universitetshospital anvender Forløbsguiden fra Emento til at transformere og omlægge standard-konsultationer på tværs af tre klinikker. De lægger ikke skjul på, at det ér svært at implementere nye værktøjer - såsom Forløbsguide-platformen; At sikre at alle ved, hvordan de skal bruge den, hvornår de skal bruge den og tage ejerskab på den. Det kræver fastholdelse, men alligevel mener Udviklingssygeplejerske og Projektleder på Forløbsguiden, Nanna Vendelboe Gregersen, at de har fundet en formel, der passer dem - og som løbende gør dem klogere på patientrejserne.

De 7 nøgleelementer i Lungesygdommes arbejde med Forløbsguiden

Selvom det kan være svært at implementere nye værktøjer, har Lungesygdomme fundet en tilgang, der gør det muligt at tackle disse udfordringer og skabe succes med Forløbsguiden. Her er de 7 nøgleelementer, der har gjort en forskel for dem og som sikkert kan inspirere andre afdelinger, der anvender Forløbsguide-platformen samt andre andre digitale redskaber til en god og varig implementering.

1. Åbenhed som mindset

I Lungesygdomme arbejder de med en grundlæggende åbenhed over for, hvad digitale løsninger som Forløbsguiden kan bidrage med i en travl hverdag, fortæller Nanna - der også er uddannet inden for Ledelse i Digitalisering. De anerkender, at der ikke findes en “one size fits all”-løsning, fordi patienter har individuelle behov og forudsætninger. Det afgørende er at introducere værktøjet på den rigtige måde og til de rette patienter. Med denne tilgang har de udfordret egne fordomme, blandt andet omkring ældre patienters evner til at anvende digitale løsninger, og opdaget, at alder eller diagnose ikke er en barriere.

Det er i højere grad personalets mindset og indstilling, der åbner op for, hvordan værktøjet kan tilpasses og bruges fleksibelt til at understøtte både patienter og fagpersoner. Hør Nanna forklare nærmere om den valgte tilgangs betydning:

2. Fuld ledelsesopbakning skaber plads

I Lungesygdomme er ledelsen en aktiv medspiller. De har prioriteret projektet ved at frigøre kliniknær tid, så medarbejderne kan fokusere på at udvikle indhold til de forskellige forløbsguides. Denne indsats sikrer, at materialet bliver relevant og tilpasset patienternes konkrete behov. Ledelsens opbakning har også betydning for fastholdelse af fokus på den længere bane, hvilket Nanna også har erfaret er nødvendig, da positive forandringer tager tid, bl.a. ift. den organisatoriske forankring.

3. Tværfaglig projektgruppe binder klinikkerne sammen

For at sikre, at alle perspektiver bliver taget i betragtning, arbejder Lungesygdomme med en tværfaglig projektgruppe. Gruppen består af en sygeplejerske, en sekretær og en læge - og så Nanna som tovholder. Tovholderens rolle er ikke blot at koordinere, men også at sikre, at erfaringer fra én klinik deles og bruges i de andre, hvor det giver mening. Samtidig er arbejdet med Forløbsguiden et fast punkt på dagsordenen under de tværfaglige teammøder i de enkelte ambulatorier. På møderne bliver der fulgt op på implementeringen, drøftet udfordringer og besluttet, om der er behov for justeringer. Denne praksis gør det muligt at adressere udfordringer hurtigt og sikre, at alle relevante input inddrages. Strukturen skaber desuden en samlet retning og sammenhængskraft på tværs af klinikkerne.

- Vi får vores afdeling til at spille endnu mere sammen igennem Forløbsguiden, siger Nanna.

4. Løbende overføring af læring mellem klinikker

Når et værktøj skal implementeres på tværs af flere klinikker, er vidensdeling afgørende – ikke kun for at sikre en ensartet brug, hvor det giver mening, men også for at skabe reel læring og erfaringsudveksling. På Afdeling for Lungesygdomme har den tværfaglige projektgruppe, som nævnt i punkt 3, en altafgørende rolle i at motivere til at gøre tavs viden hurtigt tilgængelig på tværs af klinikkerne og at omsætte den til konkret praksis, så værdifulde erfaringer ikke forbliver individuelle og fejl gentages, men i stedet styrker fælles kompetencer, forbedrer arbejdsgange og kvalificerer de forskellige forløbsguides.

5. Kritisk tilgang til indholdet fjerner dobbeltarbejde

Lungesygdomme arbejder systematisk med at kvalitetssikre det indhold, der lægges i de forskellige forløbsguides. De fokuserer på at gøre materialet præcist og opdateret, samtidig med at de undgår dobbeltarbejde ved at linke til eksisterende ressourcer, der opdateres automatisk. Denne tilgang gør indholdet relevant og anvendeligt både for patienter og personale.

6. Start i det små og så hurtigt fremad

I stedet for at vente på det perfekte produkt, tester Lungesygdomme løbende deres forskellige forløbsguides. De starter med prototyper, som prøves af på udvalgte patienter, og bruger derefter feedback til at forbedre indholdet og overkomme små “bump” på vejen. Denne iterative proces gør det muligt at skabe forløbguides, der hurtigt er tilpasset patienternes behov og klinikkens arbejdsgange.

Hør Nanna fortælle om deres udfordring med onboarding af patienter, der har lang ventetid, hvad der var årsagen samt hvordan de har taklet udfordringen:

7. En kultur, hvor fejl er positivt

Én ting er "bump" på vejen - uforudsete forhindringer, der skal passeres. En anden ting er fejl. I Lungesygdomme er fejl ikke noget, der frygtes – for de skal bruges som en mulighed for en ny opdagelse, en ny læring. Ledelsen har skabt et trygt arbejdsmiljø, hvor det er tilladt at eksperimentere og justere undervejs - eller nærmere, det er en nødvendighed for at blive klogere, da de ikke kommer langt med antagelser. Denne kultur gør det muligt at udvikle og optimere brugen af Forløbsguiden ud fra data om patienternes adfærd uden unødig stress, og det sikrer, at de endelige forløbsguides rammer patienternes reelle behov for information, støtte og omsorg i deres forløb.

Lungesygdommes arbejde med Forløbsguiden viser, at succes med nye digitale værktøjer ikke handler om én perfekt løsning, men om at skabe en kultur, hvor åbenhed, vidensdeling og løbende læring er i centrum. Med de 7 nøgleelementer har de skabt en model, der virker for dem, så Forløbsguide-platformen bliver deres eje - en model, som kan inspirere andre afdelinger til at arbejde struktureret med patientrejser.